Unterkunft für Hochzeitsgäste: Zimmerkontingent, Shuttle und wer was bezahlt

Sobald die Hochzeit nicht dort stattfindet, wo die meisten Gäste wohnen, wird die Übernachtung zum Thema. Ein bisschen Vorarbeit von euch erspart den Gästen viel Sucherei und macht es wahrscheinlicher, dass sie zusagen.

Das Zimmerkontingent

Viele Hotels bieten für Hochzeiten ein Kontingent an: Eine bestimmte Zahl an Zimmern wird für eure Gäste reserviert, oft zu einem etwas besseren Preis. Die Gäste buchen und bezahlen selbst unter einem Stichwort. Was bis zu einem bestimmten Datum nicht gebucht ist, geht an das Hotel zurück.

Lest die Bedingungen genau. Manche Kontingente sind kostenlos abrufbar, bei anderen haftet ihr für nicht gebuchte Zimmer.

Wann reservieren?

Sobald Datum und Location feststehen. In beliebten Regionen oder bei Messen und Festen in der Stadt sind Zimmer sonst Monate vorher weg. Mit dem Save the Date könnt ihr schon auf die Unterkunft hinweisen.

Wer bezahlt?

In Deutschland zahlen Gäste ihre Übernachtung üblicherweise selbst. Ausnahmen machen viele Paare für Großeltern, Trauzeugen oder Gäste mit wenig Budget. Das ist eine freundliche Geste, aber keine Pflicht.

Shuttle und Heimweg

Liegt die Location außerhalb, organisiert einen Shuttle zum Hotel oder zum Bahnhof. Zwei Fahrten reichen oft: eine gegen Mitternacht für alle, die früher gehen, eine zum Schluss. So muss niemand fahren, der getrunken hat.

Ein Beispiel

Ihr feiert auf einem Gut 40 Kilometer von der nächsten Stadt entfernt, 80 Gäste sind eingeladen, etwa die Hälfte reist von weiter her an. Mit dem Save the Date fragt ihr ab, wer übernachten möchte. Es melden sich 22 Haushalte. Ihr reserviert im Hotel in der Stadt ein Kontingent von 18 Zimmern mit kostenloser Abruffrist sechs Wochen vor der Hochzeit. Wer lieber eine Ferienwohnung nimmt, bekommt eine kurze Liste mit Adressen in der Nähe.

Dazu kommt ein Shuttle mit zwei Fahrten zurück in die Stadt, um 0:30 Uhr und um 2:30 Uhr. Am Morgen danach gibt es im Hotel ein gemeinsames Frühstück für alle, die noch da sind. Das ist kein Muss, aber für viele Gäste der schönste Abschluss des Wochenendes.

Was ihr das Hotel fragen solltet

• Ist das Kontingent kostenlos, oder haftet ihr für nicht gebuchte Zimmer?
• Bis wann können Gäste unter eurem Stichwort buchen?
• Gibt es späten Check-out am Sonntag?
• Ist die Rezeption auch um 3 Uhr nachts erreichbar, oder gibt es einen Schlüsselcode?

Am Abend den Überblick behalten

Gebt den Trauzeugen eine Liste, wer wo übernachtet und wer mit dem Shuttle fährt. Wenn um 2 Uhr jemand nicht weiß, wie er ins Hotel kommt, ist schnell geholfen.

Gäste ohne Hotel

Ferienwohnungen, Pensionen oder Freunde vor Ort sind Alternativen. Bei vielen jungen Gästen ist eine gemeinsame Ferienwohnung oft beliebter als ein Hotel.

Wie viele Zimmer blocken?

Wie viele Zimmer ihr blockt, hängt davon ab, wer übernachten will. Fragt das vorher grob ab, etwa mit dem Save the Date. Plant lieber etwas weniger und erweitert, wenn es knapp wird. In die Einladung gehört dann zumindest der Hinweis auf das Kontingent und bis wann man buchen kann.