Angebote von Hochzeitslocations vergleichen: Diese Fragen solltet ihr stellen

Drei Angebote, drei Formate. Das eine nennt eine Pauschale pro Person, das zweite eine Saalmiete plus Catering, das dritte einen Mindestumsatz. Ohne die richtigen Fragen vergleicht ihr Äpfel mit Birnen.

Zuerst auf eine Rechnung bringen

Rechnet jedes Angebot auf eure Gästezahl und euren Ablauf hoch: vom Sektempfang bis zum Ende der Feier. Erst dann seht ihr, was die Location wirklich kostet.

Ein Beispiel mit drei Angeboten

Drei fiktive Angebote für 80 Gäste, gefeiert wird von 18 bis 1 Uhr:

• Location A: 115 Euro pro Person, Menü und Getränke bis 1 Uhr inklusive. Macht 9.200 Euro.
• Location B: 2.500 Euro Saalmiete, dazu Menü für 65 Euro und Getränkepauschale für 35 Euro pro Person. Macht 10.500 Euro.
• Location C: keine Saalmiete, 7.000 Euro Mindestumsatz. Menü 70 Euro, Getränke nach Verbrauch, geschätzt 30 Euro pro Person. Das sind 8.000 Euro. Dazu kommen aber 400 Euro für die Stunde nach Mitternacht und 300 Euro Reinigung, zusammen 8.700 Euro.

Auf den ersten Blick wirkt Location C mit „keine Saalmiete“ am günstigsten und B am teuersten. Am Ende liegen A und C nah beieinander, und bei C hängt viel an der Schätzung für die Getränke. Wenn eure Gäste gern feiern, kann C schnell teurer werden als A. Erst wenn alles auf derselben Grundlage steht, könnt ihr fair vergleichen.

Die Fragen

Zum Raum

• Wie viele Gäste an runden Tischen, mit Tanzfläche?
• Gibt es einen Grundriss mit Maßen?
• Was passiert bei Regen, gibt es einen Plan B für draußen?
• Sind wir die einzige Hochzeit an dem Tag?

Zu den Kosten

• Ist die Saalmiete enthalten oder extra?
• Gibt es einen Mindestumsatz?
• Was kostet eine Verlängerung nach Mitternacht oder nach 2 Uhr?
• Wie hoch ist das Korkgeld für eigene Getränke oder eine eigene Torte?
• Sind Tischwäsche, Stühle, Geschirr, Deko inklusive?
• Was kostet die Reinigung?

Zum Ablauf

• Ab wann dürfen wir dekorieren, wann muss alles raus?
• Gibt es feste Dienstleister oder dürfen wir eigene mitbringen?
• Gibt es Lärmvorgaben oder eine Sperrstunde?
• Wie viele Servicekräfte sind eingeplant?
• Wann ist die finale Gästezahl fällig?

Nach der Besichtigung

Schreibt direkt nach jedem Termin auf, was euch gefallen hat und was nicht, solange der Eindruck frisch ist. Nach der dritten Location verschwimmen die Details. Fotos vom Saal, vom Außenbereich, von Toiletten und Zufahrt helfen später beim Vergleich. Und fragt, ob ihr am gleichen Wochentag noch einmal vorbeikommen dürft, wenn dort gerade gefeiert wird. Dann seht ihr den Raum mit Tischen und Licht statt leer.

Stornobedingungen lesen

Was passiert, wenn ihr verschieben müsst? Wie hoch ist die Anzahlung, wann wird sie fällig und ist sie erstattbar? Diese Punkte übersieht man in der Euphorie leicht.

Wie viele besichtigen und wo festhalten?

Drei bis fünf Besichtigungen sind meist genug. Wer mehr sieht, kann sich oft schwerer entscheiden. Haltet die Angebote an einem Ort fest, mit Preis, Ansprechpartner und Fristen für Anzahlung und finale Gästezahl. In FloraWed gibt es dafür den Bereich Dienstleister, in dem ihr Angebote, Verträge und Zahlungsfristen sammelt. Was eine Location pro Gast wirklich kostet, rechnet ihr mit dem Artikel Kosten pro Gast nach.