Keine Rückmeldung zur Hochzeit? So fasst ihr freundlich nach

Egal wie schön die Einladung ist: Ein Teil der Gäste antwortet nicht rechtzeitig. Nicht aus Böswilligkeit, meist aus Vergesslichkeit. Ihr braucht die Zahlen aber für Location, Caterer und Sitzplan.

Die richtige Frist

Setzt die Rückmeldefrist etwa sechs bis acht Wochen vor der Hochzeit. Dann bleibt genug Zeit zum Nachfassen, bevor der Caterer die finale Zahl will, meist zwei bis drei Wochen vorher.

Wann nachfragen?

Einen Tag nach Ablauf der Frist. Nicht vorher, das wirkt drängelnd. Und nicht zwei Wochen später, dann wird es knapp.

So formuliert ihr es

Kurz, freundlich, ohne Vorwurf. Zum Beispiel:

„Hallo Sabine, wir planen gerade die letzten Details für unsere Hochzeit am 12. Juni. Magst du uns kurz sagen, ob du dabei bist? Wir würden uns sehr freuen. Liebe Grüße, Lena und Paul“

Per Nachricht oder Anruf ist besser als per Post. Bei älteren Gästen ist ein Anruf oft am einfachsten.

Was in die Rückmeldung gehört

Je mehr ihr gleich mit der Zusage abfragt, desto weniger müsst ihr später hinterhertelefonieren. Bewährt haben sich diese Angaben:

• Zusage oder Absage, getrennt für Trauung und Feier, wenn beides an verschiedenen Orten oder Zeiten stattfindet
• Name der Begleitung, falls eine eingeladen ist
• Kinder mit Alter, wegen Kindermenü und Hochstuhl
• Menüwahl und Allergien
• Übernachtung ja oder nein, wenn ihr ein Zimmerkontingent habt

Haltet das Formular trotzdem kurz. Ab zehn Fragen sinkt die Lust, es auszufüllen, und die Antworten kommen wieder später.

Ein Zeitplan zum Abhaken

• Acht Wochen vorher: Rückmeldefrist läuft ab
• Am Tag danach: erste freundliche Nachfrage bei allen Offenen
• Eine Woche später: zweite Nachfrage, am besten per Anruf
• Sechs Wochen vorher: Liste schließen, freie Plätze an die B-Liste geben
• Zwei bis drei Wochen vorher: finale Zahl an Location und Caterer

In FloraWed seht ihr in der Gästeliste jederzeit, wer zugesagt, abgesagt oder noch gar nicht geantwortet hat. So wisst ihr ohne Zählen, bei wem ihr nachfragen müsst.

Online-Rückmeldung macht es leichter

Ein Link, über den Gäste in einer Minute zu- oder absagen, Menü wählen und Allergien angeben, bringt deutlich schnellere Antworten als eine Antwortkarte, die man erst frankieren muss. Die Angaben landen direkt in der Gästeliste, ohne dass ihr etwas abtippt.

Wenn jemand spät absagt

Absagen in den letzten zwei Wochen sind ärgerlich, kommen aber auf fast jeder Hochzeit vor, meist wegen Krankheit. Gebt die geänderte Zahl so schnell wie möglich an die Location weiter. Ob ihr den Platz noch bezahlen müsst, steht im Vertrag. Im Sitzplan lasst ihr den Stuhl einfach weg, statt den ganzen Tisch umzubauen.

Was mit Gästen, die gar nicht antworten?

Nach dem zweiten Nachfragen ohne Antwort dürft ihr davon ausgehen, dass die Person nicht kommt. Sagt das auch so: „Wir planen dann ohne dich, melde dich gern, falls sich etwas ändert.“ Dann ist es klar.

Häufige Fragen

Wie viele Gäste antworten zu spät?

Oft ein Fünftel oder mehr. Rechnet damit.

Darf ich Gäste nach der Frist noch einladen?

Ja, zum Beispiel von der B-Liste. Gebt ihnen dann eine kürzere, eigene Frist.