Sitzplan für die Hochzeit: Excel, Canva oder Sitzplan-Tool? Drei Wege im Vergleich

Für den Sitzplan gibt es drei Wege, die fast alle Paare irgendwann ausprobieren: eine Tabelle in Excel oder Google Tabellen, eine Designvorlage, etwa in Canva, und ein eigenes Sitzplan-Tool. Alle drei führen zu einem fertigen Plan. Der Unterschied zeigt sich erst, wenn eine Woche vor der Feier drei Absagen kommen.

Weg 1: Excel oder Google Tabellen

Die Tabelle ist der Klassiker, weil die Gästeliste dort ohnehin schon liegt. Eine Spalte „Tisch“ dazu, nach Tisch sortieren, und die Liste für den Eingang ist fertig. Kostet nichts, und in Google Tabellen könnt ihr zu zweit gleichzeitig daran arbeiten.

An ihre Grenzen kommt die Tabelle beim Raum. Sie weiß nicht, dass an Tisch 4 nur zehn Stühle stehen, dass Onkel Peter nicht neben Tante Gisela sitzen soll und ob zwischen zwei Tischen noch eine Servicekraft mit Tablett durchkommt. Das alles behaltet ihr im Kopf. Bei 40 Gästen klappt das. Bei 100 wird es zäh, und die Tischkarten baut ihr hinterher per Serienbrief in Word.

Passt zu: kleinen Feiern, einer einzigen langen Tafel, Paaren, die Tabellen mögen.

Weg 2: Canva und andere Designvorlagen

Canva hat viele Vorlagen für Sitzpläne, die sich kostenlos anpassen und als druckfertige PDF herunterladen lassen. Für den Aufsteller am Eingang ist das eine schöne Lösung, weil Schrift und Farben zur restlichen Papeterie passen.

Canva ist aber ein Grafikprogramm. Die Namen sind Textfelder, die ihr von Hand an die richtige Stelle tippt. Sagt jemand ab oder wechselt den Tisch, ändert ihr das an jeder Stelle einzeln: im Aufsteller, auf den Tischkarten, in der Liste für den Caterer. Ob alle Gäste einen Platz haben, zählt niemand für euch nach.

Passt zu: der Gestaltung des fertigen Plans, wenn die Sitzordnung schon steht.

Weg 3: ein Sitzplan-Tool

Sitzplan-Tools gibt es als Teil großer Hochzeitsplattformen und als eigenständige Web-Apps, FloraWed ist eine davon. Sie verbinden Gästeliste und Raum: Ihr stellt Tische in einen Saal, zieht Gäste auf ihre Plätze, und das Tool zählt mit. Gute Tools prüfen außerdem Regeln wie „sitzen zusammen“ und „auf keinen Fall zusammen“ und verteilen Gruppen auf Wunsch automatisch.

Gerade bei den Gratisversionen unterscheiden sich die Tools stark. Prüft vor dem ersten Namen:

• Gästelimit: Manche kostenlosen Versionen sind auf wenige Dutzend Gäste oder eine Handvoll Tische begrenzt.
• Wasserzeichen: Steht das Logo des Anbieters auf eurem Ausdruck, bis ihr zahlt?
• Konto: Müsst ihr euch registrieren, und wo liegen dann Namen und Allergien?
• Import: Liest das Tool eure Excel-Liste ein, oder tippt ihr alles neu?
• Maßstab: Gibt es echte Raummaße, oder nur Kreise ohne Größe?
• Ausgabe: Kommen Saalplan, Tischkarten und Liste für den Service aus derselben Quelle?

Passt zu: Feiern ab etwa 50 Gästen, mehreren Tischformen, Familien mit Konfliktpotenzial und allen, die Tischkarten selbst drucken.

Der Praxistest: drei Absagen eine Woche vorher

Nehmen wir eine typische Feier: 80 Gäste an acht runden Tischen mit je zehn Plätzen, dazu der Brauttisch. Eine Woche vorher sagt ein Paar von Tisch 3 ab, außerdem eine Kollegin von Tisch 7. Dafür bringt eure Cousine von Tisch 5 doch ihren neuen Freund mit. Tisch 5 ist aber schon voll.

In der Tabelle löscht ihr drei Zeilen und legt eine neue an. Dann zählt ihr selbst nach, dass an Tisch 5 jetzt elf Leute sitzen würden, sucht jemanden, der nach Tisch 3 umziehen kann und dort Bekannte hat, lasst den Serienbrief für die Tischkarten neu laufen und schickt dem Caterer die neue Zahl.

In Canva macht ihr dasselbe und ändert zusätzlich den Aufsteller von Hand an vier Stellen. Dabei aufpassen, dass die Spalten nicht verrutschen und nirgends noch der alte Name steht.

Im Sitzplan-Tool markiert ihr die Absagen und zieht den neuen Gast an Tisch 5. Ihr seht sofort, dass dort kein Platz mehr frei ist, setzt jemanden an Tisch 3 um, und die Sitzregeln werden neu geprüft. Tischkarten, Saalplan und die Liste für die Küche druckt ihr aus derselben Liste neu. In FloraWed ändert eine Absage Sitzplan, Budget und Küchenbericht in einem Schritt, eine zweite Liste gibt es nicht.

Der Zeitunterschied ist bei einer einzelnen Änderung klein. In den letzten zwei Wochen kommen aber selten nur drei Änderungen. Bei zehn oder fünfzehn wird jede Kopie, die von Hand nachgezogen werden muss, zur Fehlerquelle.

Welcher Weg passt zu euch?

Unter 40 Gästen, eine lange Tafel und kaum heikle Konstellationen: Die Tabelle reicht völlig. Ihr wollt einen besonders schönen Aufsteller: Plant die Sitzordnung in Tabelle oder Tool und gestaltet nur das Ergebnis in Canva. Ab etwa 50 Gästen, mehreren Tischen oder einer Patchwork-Familie lohnt sich ein Sitzplan-Tool, weil es die Nachzählerei übernimmt.

Die einzelnen Schritte vom ersten Entwurf bis zur Tischkarte stehen in der Anleitung in 6 Schritten. Wie ihr heikle Gäste platziert, erklären die 7 Regeln für die Sitzordnung.

Häufige Fragen

Gibt es ein kostenloses Sitzplan-Tool für die Hochzeit?

Ja, mehrere. Viele Gratisversionen begrenzen aber die Zahl der Gäste oder Tische, oder sie setzen ein Wasserzeichen auf den Ausdruck. FloraWed ist kostenlos, ohne Konto und ohne Wasserzeichen.

Kann man den Sitzplan für die Hochzeit in Excel erstellen?

Ja, für kleine Feiern reicht eine Spalte mit der Tischnummer. Bei vielen Gästen fehlen aber der Überblick über den Raum und die Prüfung, ob ein Tisch überbelegt ist. FloraWed liest eure Excel-Liste ein, ihr müsst also nichts neu eintippen.